AI telefon asistanı işletme numaranıza gelen aramayı yapay zeka ile karşılayan bir hattır. Klasik telefon sekreteri arayanın adını ve notunu alıp ilgili kişiye iletir; işi kendisi yapmaz. Telefon asistanı ise randevu sisteminize, sipariş kayıtlarınıza ve CRM'inize bağlıdır. Randevuyu yazar, kargo durumunu söyler, çağrıyı doğru kişiye aktarır. Sınırsız eş zamanlı aramayla çalıştığı için yoğun saatte meşgul sinyali vermez ve 7/24 açıktır. Kapsamı dışındaki konuları görüşme özetiyle ekibinize devreder.

Hayır. Kartvizitte, tabelada ve müşterinin rehberinde kayıtlı numaranız aynen kalır. İki yaygın kurgu var. Birincisi çağrı yönlendirme; mevcut hattınızdaki çağrılar her zaman, yalnızca meşgulken ya da yalnızca cevapsız kaldığında asistana aktarılır. İkincisi santralinizin SIP trunk bağlantısı; asistan santralinizde bir dahili gibi çalışır ve gerektiğinde çağrıyı iç hatlara aktarır. Twilio ya da mevcut SIP sağlayıcınız üzerinden iki kurgu da desteklenir. Hangisinin uygun olduğu santral yapınıza ve çağrı profilinize göre belirlenir.

Bilmesini öneriyoruz. Asistanın açılış cümlesi işletmenin adını, asistanın yapay zeka olduğunu ve görüşmenin kayda alındığını kısa bir şekilde söyleyecek şekilde kurgulanır. Bu hem KVKK kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünü karşılar hem de arayanın beklentisini doğru kurar. Pratikte arayanın asıl önemsediği şey karşısındakinin kim olduğu değil, işinin aynı görüşmede çözülüp çözülmediğidir. İnsanla konuşmak isteyen arayan bunu söylediğinde çağrı özetle ekibe aktarılır.

Her işletme için devir kuralları baştan tanımlanır. Bilgi tabanında karşılığı olmayan bir soru, şikayet, hassas bir finansal ya da sağlık konusu veya arayanın açıkça insan talep etmesi devir tetikleyicisidir. Asistan bu durumda çağrıyı ilgili departmana veya kişiye aktarır ve aktarımla birlikte görüşmenin özetini iletir. O an müsait kimse yoksa talep geri arama kaydı olarak açılır ve ekibin önüne düşer. Böylece arayan ne menüde ne de bekleme müziğinde kalır.

Aramanın içeriğine bağlı. 6563 sayılı Kanun kapsamında tanıtım, kampanya ya da satış içeren aramalar ticari elektronik iletidir ve alıcının önceden verdiği onayın İleti Yönetim Sistemi'nde kayıtlı olması gerekir. Randevu hatırlatması, sipariş ve teslimat teyidi ya da işlem bilgilendirmesi gibi ticari olmayan aramalar onaya tabi değildir. Asistan bu ayrımı akış seviyesinde uygular; kampanya içerikli bir liste İYS onayıyla eşleşmeden aranmaz. Bankacılıkta ayrıca BDDK'nın arama saati kuralları kilit olarak eklenir.

Her görüşmenin ses kaydı ve transkripti tutulur; bu, hem kalite takibinin hem de devir özetlerinin temelidir. Arayanın sesi, numarası ve paylaştığı bilgiler 6698 sayılı Kanun kapsamında kişisel veridir. Açılış cümlesinde aydınlatma yapılır, kayıtlar şifreli ortamda tutulur, erişim rol bazlı yetkiyle sınırlanır ve saklama süresi dolduğunda kayıtlar silinir. Verinin yurt dışında işlendiği kurgularda 7499 sayılı Kanun'la değişen aktarım kuralları uygulanır. Süreçler ISO 27001 çerçevesine uygun yürütülür.

Asistan sınırsız eş zamanlı arama kapasitesiyle çalışır. Hat kapasitesi personel sayısına bağlı olmadığı için kampanya sabahı ya da bir aksaklık sonrası gelen ani dalgada da her arayan ilk halkada karşılanır. Aynı kapasite giden aramalarda da geçerlidir; hatırlatma listesi sırayla değil aynı anda aranır. Pratikte sınırı belirleyen şey asistan değil, numaranızın bağlı olduğu santral veya operatör hattının eş zamanlı kanal sayısıdır. Bu da kurulum sırasında çağrı profilinize göre ayarlanır.

Türkçe ana dil olmak üzere kırktan fazla dilde native düzeyde anlar ve konuşur. Otel, sağlık turizmi, ihracat ve e-ticaret gibi yabancı müşterisi olan işletmelerde bu, ayrı bir yabancı dil hattı kurma ihtiyacını ortadan kaldırır. Asistan görüşmenin ilk cümlelerinde dili algılar ve o dilde devam eder. Arayan görüşmenin ortasında dil değiştirirse asistan da değiştirir. Devir sırasında ekibe giden özet ise ekibinizin çalıştığı dilde hazırlanır.